Burocracia e negócios: Como simplificar essa relação
A burocracia é um "fantasma" que persegue as empresas brasileiras. Um dos sentidos do termo burocracia se refere a uma estrutura repleta de etapas, regras e obrigações que tornam os processos lentos ou travados. Infelizmente, observamos esse tipo de cenário em várias áreas públicas e privadas do Brasil.
Mas qual é o real impacto da burocracia em uma empresa? Que tipos existem? Como fugir dos efeitos dela? Confira as respostas nos próximos tópicos!
Qual é o impacto da burocracia para as empresas?
De acordo com um artigo do portal de notícias G1, a burocracia afeta a rotina e os lucros das empresas. Essa matéria revela dados da Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp) que indicam a burocracia como empecilho:
ao desenvolvimento econômico de 94,7% das empresas;à competitividade de 91,4% dos negócios;às práticas honestas em 90,2% das organizações.Ao analisar esses percentuais, fica difícil mensurar as perdas financeiras vindas com os processos burocráticos. Por outro lado, é evidente que a redução da burocracia é a chave para uma economia mais rentável.
Quais são os tipos mais comuns de burocracia?
Normalmente, os tipos de burocracia que mais impactam os negócios são:
Abertura de empresa
As etapas são:
disponibilidade do nome na junta comercial;
contrato social;
número de identificação do registro de empresas (NIRE);
cadastro nacional de pessoa jurídica (CNPJ);
inscrição municipal e estadual;
alvará de funcionamento e licenças.
Manutenção da empresa
As demandas são:
escrituração tributária;
obrigações acessórias;
certidões negativas de débitos;
assessoria trabalhista.
Encerramento da empresa
As fases dessa etapa são:
distrato social;
débitos previdenciários e FGTS;
baixa na prefeitura e no estado;
arquivamento na junta comercial;
baixa no CNPJ.
Podemos acrescentar ainda os processos e práticas que envolvem o contrato de aluguel de um escritório, bem como a manutenção do ambiente.
Como eliminar os entraves da burocracia?
Com certeza, um dos grandes objetivos das empresas modernas é otimizar processos e reduzir burocracias. Mas como fazer isso? Entre as principias estratégias, podemos citar:
uso de tecnologias – as ferramentas virtuais automatizam tarefas repetitivas, como gestão financeira, folha de pagamento e andamento de processos judiciais;
eliminação de gargalos – identificação e eliminação de falhas nas demandas, projetos e atividades internas;
gestão do tempo – o uso de metodologias ágeis (Kanban e Scrum) ajudam a definir e cumprir prazos para a conclusão das tarefas internas;
autonomia e flexibilização – conceder maior liberdade para os colaboradores e gestores tomarem decisões relacionadas as suas atribuições;
reuniões eficientes – esses encontros devem ser feitos quando não há como resolver situações por e-mail ou mensagens virtuais. Durante as reuniões, os participantes devem seguir os assuntos que estão na pauta.
Escritórios virtuais x burocracia
Para eliminar todas as dificuldades relacionadas à abertura e à manutenção de uma empresa, muitos empresários recorrem aos escritórios virtuais. Além de contar com uma excelente estrutura para a realização das atividades corporativas, há ainda a possibilidade de contratar:
endereço fiscal;
caixa postal;
gestão de atendimento ao cliente.
Sem dúvidas, os escritórios compartilhados são a solução para a redução ou eliminação da burocracia. Dessa forma, a empresa tem o caminho livre para o sucesso no mundo dos negócios.
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