A burocracia é um "fantasma" que persegue as empresas brasileiras. Um dos sentidos do termo burocracia se refere a uma estrutura repleta de etapas, regras e obrigações que tornam os processos lentos ou travados. Infelizmente, observamos esse tipo de cenário em várias áreas públicas e privadas do Brasil.

Mas qual é o real impacto da burocracia em uma empresa? Que tipos existem? Como fugir dos efeitos dela? Confira as respostas nos próximos tópicos!

Qual é o impacto da burocracia para as empresas?

De acordo com um artigo do portal de notícias G1, a burocracia afeta a rotina e os lucros das empresas. Essa matéria revela dados da Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp) que indicam a burocracia como empecilho:

ao desenvolvimento econômico de 94,7% das empresas;à competitividade de 91,4% dos negócios;às práticas honestas em 90,2% das organizações.Ao analisar esses percentuais, fica difícil mensurar as perdas financeiras vindas com os processos burocráticos. Por outro lado, é evidente que a redução da burocracia é a chave para uma economia mais rentável.

Quais são os tipos mais comuns de burocracia?

Normalmente, os tipos de burocracia que mais impactam os negócios são:

Abertura de empresa

As etapas são:

• disponibilidade do nome na junta comercial;

• contrato social;

• número de identificação do registro de empresas (NIRE);

• cadastro nacional de pessoa jurídica (CNPJ);

• inscrição municipal e estadual;

• alvará de funcionamento e licenças.

Manutenção da empresa

As demandas são:

• escrituração tributária;

• obrigações acessórias;

• certidões negativas de débitos;

• assessoria trabalhista.

Encerramento da empresa

As fases dessa etapa são:

• distrato social;

• débitos previdenciários e FGTS;

• baixa na prefeitura e no estado;

• arquivamento na junta comercial;

• baixa no CNPJ.

Podemos acrescentar ainda os processos e práticas que envolvem o contrato de aluguel de um escritório, bem como a manutenção do ambiente.

Como eliminar os entraves da burocracia?

Com certeza, um dos grandes objetivos das empresas modernas é otimizar processos e reduzir burocracias. Mas como fazer isso? Entre as principias estratégias, podemos citar:

• uso de tecnologias – as ferramentas virtuais automatizam tarefas repetitivas, como gestão financeira, folha de pagamento e andamento de processos judiciais;

• eliminação de gargalos – identificação e eliminação de falhas nas demandas, projetos e atividades internas;

• gestão do tempo – o uso de metodologias ágeis (Kanban e Scrum) ajudam a definir e cumprir prazos para a conclusão das tarefas internas;

• autonomia e flexibilização – conceder maior liberdade para os colaboradores e gestores tomarem decisões relacionadas as suas atribuições;

• reuniões eficientes – esses encontros devem ser feitos quando não há como resolver situações por e-mail ou mensagens virtuais. Durante as reuniões, os participantes devem seguir os assuntos que estão na pauta.

Escritórios virtuais x burocracia

Para eliminar todas as dificuldades relacionadas à abertura e à manutenção de uma empresa, muitos empresários recorrem aos escritórios virtuais. Além de contar com uma excelente estrutura para a realização das atividades corporativas, há ainda a possibilidade de contratar:

• endereço fiscal;

• caixa postal;

• gestão de atendimento ao cliente.

Sem dúvidas, os escritórios compartilhados são a solução para a redução ou eliminação da burocracia. Dessa forma, a empresa tem o caminho livre para o sucesso no mundo dos negócios.

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