A comunicação é algo essencial para o funcionamento das empresas. E um dos formatos mais comuns de comunicação são as correspondências. Por meio delas, os negócios recebem contratos, impostos, informativos, documentos, contas etc. O grande desafio é manter tudo isso organizado e bem gerenciado. Para tanto, existe a gestão de correspondência.

Neste artigo, mostraremos o que é, como funciona e os benefícios desse tipo de serviço. Acompanhe os próximos tópicos!

O QUE É GESTÃO DE CORRESPONDÊNCIA?

Na prática, a gestão de correspondência é um tipo de serviço orientado por procedimentos que garantem a organização, eficiência e agilidade nas comunicações recebidas pelas empresas, empresários, microempreendedores individuais (MEI), profissionais liberais e autônomos. Dessa forma, é possível:

• melhorar o desempenho da equipe interna ou do profissional;

• otimizar a produtividade por meio da redução do tempo de processamento e resposta às correspondências recebidas;

• arquivar com segurança todas as correspondências ligadas a obrigações legais;

• aperfeiçoar a qualidade do atendimento ao cliente com a ajuda de respostas precisas, rápidas e confiáveis;

• reduzir os custos de armazenamento.

COMO FUNCIONA ESSE TIPO DE SERVIÇO?

No atual mundo corporativo, a agilidade é fundamental. Sendo assim, a gestão de correspondência garante que a empresa ou o profissional obtenha otimização do gerenciamento das comunicações. Evitando assim, os serviços manuais, bem como a perda de documentos importantes.

Em resumo, o serviço de gestão de correspondência engloba o recebimento ou o armazenamento de todas as comunicações que são recebidas pelo correio. Essas correspondências ficam armazenadas em uma caixa postal exclusiva do cliente. Existem duas opções de acessar as correspondências: no local onde se localizam ou por meio de um reenvio ao destinatário.

E OS BENEFÍCIOS: QUAIS SÃO?

Podemos elencar vários benefícios colhidos com a gestão de correspondências. Dentre os principais, podemos apontar:

CONTROLE

É fácil perder o controle das correspondências. Principalmente se o negócio recebe uma grande quantidade delas mensalmente. Ao reunir todas em uma caixa postal, são reduzidas as possibilidades de um mau gerenciamento e as consequências negativas disso, como o vazamento ou perda de informações confidenciais.

TRANQUILIDADE

Quando há um serviço especializado de gestão de correspondência, a empresa ou profissional pode ficar tranquilo quanto à segurança das comunicações impressas. Visto que, todas serão armazenadas com segurança e eficiência. Mesmo que esteja em uma viagem de negócios, as correspondências estarão no lugar certo.

INOVAÇÃO

Hoje, existe um conceito chamado de on demand. Por meio dele, é possível contratar serviços específicos de acordo com as necessidades dos profissionais e empresas. Podemos dizer que a gestão de correspondências está incluída neste conceito inovador. Ademais, esse gerenciamento é feito por profissionais eficientes que fazem parte da equipe de empresas de espaços compartilhados.

FLEXIBILIDADE

Ao contratar o serviço de gestão de correspondência da Master Office, o profissional ou empresa ganha flexibilidade. Afinal, é possível alinhar esse serviço com outros incluídos em um dos pacotes de serviços disponibilizados. Por exemplo, no plano Master Address Comercial Phone, o gerenciamento de correspondências está incluído com:Ao contratar o serviço de gestão de correspondência da Master Office, o profissional ou empresa ganha flexibilidade. Afinal, é possível alinhar esse serviço com outros incluídos em um dos pacotes de serviços disponibilizados. Por exemplo, no plano Master Address Comercial Phone, o gerenciamento de correspondências está incluído com:

• endereço comercial;

• caixa postal exclusiva;

• atendimento telefônico;

• desconto na locação de salas de treinamento, reunião e executiva.

O que acha de conhecer outros pacotes de serviços oferecidos pela Master Office? Aproveite e entre em contato com a nossa equipe de atendimento ao cliente!