Como funciona o Atendimento Telefônico de um Escritório Virtual?

Alguns Escritórios Virtuais oferecem o atendimento telefônico incluso em pacotes de serviços personalizados. Esse tipo de serviço é ideal para os profissionais que não ficam todo o tempo em um local específico de trabalho.

Funciona assim: as secretárias recebem os telefonemas de clientes ou parceiros comerciais e repassam os recados por mensagens, e-mails ou pelo telefone. Além disso, o empreendedor recebe um número exclusivo e defini como deseja que as atendentes interajam nas ligações. Por exemplo, o que devem perguntar ou que informações passar para os clientes ou parceiros comerciais.

Uma opção é deixar registrado os números para transferências de ligações importantes. Dessa forma, o empreendedor passa uma boa impressão para os seus contatos de negócios. Esse tom profissional, com certeza, abrirá as portas para muitas oportunidades.

Outra vantagem é ficar despreocupado com ligações e focar no trabalho que realiza. Afinal, o suporte de atendentes cuidará da parte de interação e nenhum contato ficará sem ser atendido.

Como tornar o atendimento telefônico mais eficiente?

Muitos profissionais encontram dificuldades em tornar o seu atendimento telefônico mais eficiente. No entanto, algumas dicas valiosas podem ajudar a alcançar a excelência nesse processo. Vejamos algumas delas.

Cuide da linguagem

O tom da conversa deve ser profissional. É claro que a linguagem não precisa ser formal demais como uma interação robótica. Porém, brincadeiras, gírias e intimidades, acabam com a credibilidade de um profissional. O segredo é manter o equilíbrio entre a formalidade e a leveza na linguagem.

Consegue-se isso por respeitar o contato e demonstrar empatia durante a conversa. Dessa forma, o cliente ou parceiro de negócios se sentirá mais à vontade e reforçará a confiança nos serviços do empreendedor.

Atente para os ruídos

Algumas vezes, é preciso atender o telefone enquanto caminha nas ruas de um grande centro comercial. Contudo, quando o assunto envolve algo mais sério e que exige atenção, normalmente marcarmos um horário para iniciar o contato telefônico. Nesse caso, atenda a ligação em um local livre de ruídos externos.

A razão principal é o incomodo que os barulhos podem causar na pessoa do outro lado da linha. Além disso, pode ser difícil entender um assunto quando estamos rodeados de ruídos, talvez precisemos até falar mais alto.

Por fim, um empreendedor que atende o telefone em um ambiente cheio de barulhos não passa uma boa impressão. Na verdade, faz parecer que o negócio é amador e desorganizado. Assim, fica difícil fechar um contrato de trabalho.

Atenda com rapidez

Se estiver em condições adequadas, não demore em atender uma chamada. Poucas coisas frustram mais os clientes do que não conseguir falar com um profissional, em especial se precisam urgentemente dos serviços dele. Diante disso, o consumidor pode desistir e procurar outro empreendedor disponível.

Enfim, mesmo na atual era digital, muitos ainda gostam de utilizar o telefone para conversar sobre negócios. Realmente, uma interação por voz aproxima mais as pessoas gerando um vínculo confiança. Por isso, cuide do seu atendimento telefônico e verá que boas oportunidades virão.

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